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       會(huì)議是一種有效溝通、傳達(dá)資訊、協(xié)調(diào)矛盾、解決問(wèn)題的有效途徑，而會(huì)議管理是為了保證會(huì)議的正常進(jìn)行，并提高會(huì)議的效率和質(zhì)量。3月18日上午，實(shí)優(yōu)特集團(tuán)組織各中心、部門的管理干部30多人參加專題學(xué)習(xí)會(huì)議，集團(tuán)朱靚董事長(zhǎng)出席會(huì)議并做重要講話。

▲學(xué)習(xí)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)

      在學(xué)習(xí)會(huì)議上，首先由董秘辦陳冰林老師分享高效會(huì)議的技巧，并宣講了實(shí)優(yōu)特《會(huì)議管理規(guī)定》，強(qiáng)調(diào)了集團(tuán)高效會(huì)議的重要性，進(jìn)一步明確了會(huì)議管理的核心內(nèi)容及稽核要點(diǎn)。隨后，陳老師組織各部門管理干部就會(huì)議管理中常見(jiàn)的問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行了深入交流，各小組代表上臺(tái)進(jìn)行了分享。

▲陳秘書(shū)分享高效會(huì)議技巧

▲各小組積極討論

▲各小組代表發(fā)言

▲朱董講話

      最后，朱董發(fā)表重要講話，他特別強(qiáng)調(diào)：

 01  以積極的心態(tài)看待會(huì)議 

      在參加會(huì)議前，須以積極正面的心態(tài)參加，要明白開(kāi)會(huì)是一種最直接表現(xiàn)個(gè)人能力的機(jī)會(huì)，個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、人際能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力等都會(huì)在開(kāi)會(huì)中表現(xiàn)出來(lái)。

 02  明確開(kāi)會(huì)的目的 

      開(kāi)會(huì)通常是為了溝通、管理和決策，會(huì)前與會(huì)人員一定要明白會(huì)議的主題，會(huì)議主導(dǎo)者要圍繞主題開(kāi)展，切忌偏題、跑題。

 03  精選參會(huì)的人員 

      會(huì)議的參加人數(shù)不是越多越好，而要精選出必要的參會(huì)人員，與會(huì)議主題相關(guān)的人員參會(huì)才能暢所欲言、各抒己見(jiàn)。

 04  會(huì)議要有議程 

      要在會(huì)議之前建立清楚的會(huì)議議程，并在會(huì)前發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。

 05  會(huì)前要作準(zhǔn)備 

      參加會(huì)議前要根據(jù)得到的會(huì)議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息、準(zhǔn)備資料，如要在會(huì)上發(fā)言，不但要準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，還要設(shè)想別人可能會(huì)提的問(wèn)題并作準(zhǔn)備。

 06  會(huì)議中要公開(kāi)贊揚(yáng)、私下批評(píng) 

      會(huì)中要做到就事論事，爭(zhēng)論時(shí)不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的贊揚(yáng)，對(duì)意見(jiàn)不同的也要注意措辭，不能傷害別人的自尊，對(duì)于做的不好的地方可以私下批評(píng)。

 07  開(kāi)放心胸，容納意見(jiàn) 

      會(huì)中要采取民主模式，要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人。

 08  設(shè)定開(kāi)會(huì)的時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 

      要尊重他人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。

 09  認(rèn)真做會(huì)議記錄 

      一定要有準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，會(huì)議的各項(xiàng)決議要有具體執(zhí)行人員及完成期限。

 10  事后要追蹤 

      會(huì)議完成后要認(rèn)真總結(jié)，并建立會(huì)議事后追蹤程序，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。

      實(shí)優(yōu)特集團(tuán)將以此次專題學(xué)習(xí)為契機(jī)，進(jìn)一步明晰高效會(huì)議思路，凝聚發(fā)展共識(shí)，不斷提高工作能力，推動(dòng)集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展。